१.४ सार्वजनिक व्यवस्थापनमा निर्देशन, नियन्त्रण, पदसोपान, निर्णय प्रक्रिया, नेतृत्व, समन्वय, अधिकार प्रत्यायोजन र निक्षेपण, सुपरिवेक्षण, अनुगमन तथा मूल्याङ्कन
निर्देशन (Direction)
- निश्चित उद्देश्य प्राप्तिको लागि माथिल्लो निकाय वा पदाधिकारीले मातहतको वा तल्लो तहको निकाय वा पदाधिकारीलाई guide गर्ने, instruction दिने, inspire गर्ने, motivate गर्ने, counselling गर्ने व्यवस्थापकिय विधि निर्देशन हो।
- यो top down approach मा action and result oriented हुने गरी गरिन्छ।
- सार्वजनिक व्यवस्थापनको प्रमुख आधारस्तम्भको रूपमा निर्देशन (Direction) लाई लिने गरिन्छ । अर्थात् यो सार्वजनिक व्यवस्थापनको एक प्रमुख Tools पनि हो ।
- निर्देशन यो प्रमुख तत्त्व हो, जसमा नेतृत्वले सङ्गठनमा कार्यरत जनशक्तिलाई सुपरीवेक्षण, अनुशासन, मूल्याङ्कनबाट आवश्यक मार्गदर्शन प्रदान गर्ने, आदेश दिने, तथा केही गर्ने वा निर्देशन त्यस्तो व्यवस्थापकीय कार्य हो जसले कुनै पनि व्यक्ति तथा सङ्गठनलाई दिएको जिम्मेबारी कुशलतापूर्वक ढङ्गले हासिल गरी सङ्गठनको लक्ष्य उद्देश्य हासिल गर्नतिर अग्रसर गराउँदछ ।
- निर्देशन विशेषगरी नेतृत्वले अवलम्बन गर्ने हतियार हो जसले मातहतका व्यक्ति तथा कर्मचारीलाई दिशानिर्देश गर्न, कार्यविवरण दिने, काम गर्ने तरिका शैली सिकाउने, आदेश निर्देशन दिने, सुपरीवेक्षण गर्ने, कार्यसम्पादनको लेखाजोखा गर्ने र कार्य र लक्ष्य बिचको तालमेल नमिलेमा तालमेल मिलाउन वातावरण तय गर्ने कार्य गर्दछ ।
- निर्देशन लिखित वा मौखिक रूपमा माथिल्लो तहको निकाय वा नेतृत्वले वा सुपरीवेक्षणले मातहतका निकाय वा पदाधिकारीलाई दिने गर्दछ ।
- निर्देशन व्यक्ति तथा सङ्गठनलाई सही मार्गमा हिंडाउनका लागि गरिने नियन्त्रण, पथ प्रदर्शक, आह्वान, आदेश, सुपरीवेक्षण आदिको समष्टि हो ।
- निर्देशक एक नेतृत्व हो साथै यो कला कौशल तथा सिप पनि हो किनकि सबैले सबै किसिमको निर्देशन दिन सक्दैन ।
- समग्रमा निर्देशन भन्नाले माथिल्लो निकाय वा व्यक्ति तथा नेतृत्वबाट सही उपलब्धिका लागि आदेश र निर्देशनहरू जारी गर्ने, मातहतका कर्मचारीसँग सूचना सम्प्रेषण गर्ने, उनीहरूलाई स्वतस्फूर्त एवम् उत्साहका साथ काम गर्नका लागि उत्प्रेरित गर्ने, ती मातहतका कर्मचारीहरूलाई सही नेतृत्व प्रदान गर्ने, तिनीहरूको निरीक्षण गर्ने, कार्य सम्पादन मूल्याङ्कन गर्ने आदि कार्यको समष्टिलाई बुझाउँछ ।
- झट्ट हेर्दा निर्देशनलाई Negative जस्तो लागे तापनि यो Prospective मार्गदर्शन हो। यसले सङ्गठनको हितका लागि मार्गदर्शन प्रदान गर्दछ। गलत बाटोमा जान रोक्दछ। नजानेको विषयवस्तु सिकाउने कार्य गर्दछ । बहुसङ्ख्यक व्यक्ति तथा कर्मचारीलाई अनुशासनमा राख्ने कार्य गर्दछ ।
- निर्देशन सङ्गठन तथा व्यवस्थापक र नेतृत्वको महत्त्वपूर्ण कार्य हो। निर्देशन मातहतका व्यक्तिलाई गलत बाटोको सट्टा सही बाटोतिर निर्देशित गराउने गर्दछ ।
निर्देशन: स्वरुप (Directing :Forms )
निर्देशनका स्वरुप देहायबमोजिम हुन्छन्ः –
- सामान्य निर्देशन (General Direction): विभिन्न विषय क्षेत्रमा आधारित एवम् व्यापक विषय हुने ।
- विशेष निर्देशन (Specific Direction): विशेष विषय र क्षेत्रमा आधारित हुने।
- लिखित निर्देशन (Written Direction): लेख्य रुप गरिने निर्देशन तथा औपचारिक हुने।
- मौखिक निर्देशन (Oral Direction): मौखिक रुपमा तथा अनौपचारिक हुने ।
- औपचारिक निर्देशन (Formal Direction): बैठक, अन्तरर्किया, निर्णयद्वारा र लिखित रुप गरिने।
- अनौपचारिक निर्देशन (Informal Direction): मौखिक रुपमा गरिने र सामान्य प्रकृतिका निर्देशन।
सिद्धान्त (Directing: Principles)
सिद्धान्त देहायानुसार रहेका छन्ः –
- संगठनात्मक लक्ष्यको सिद्धान्त (Principles of Organizational Goal)
- अधिकतम् व्यक्तिगत योगदानको सिद्धान्त (Principles of Maximum Individual Contribution)
- उद्देश्यगत सुसम्बन्धको सिद्धान्त (Principles of Harmony of Objectives)
- आदेशको एकात्मकताको सिद्धान्त (Principles of Unity of Command)
- क्षताको सिद्धान्त (Principles of Efficiency)
- प्रभावकारी नियन्त्रणको सिद्धान्त (Principles of Effective Control)
- उपयुक्त निर्देशन प्रविधिको सिद्धान्त (Principles of Appropriate Direction Techniques)
- वयव्स्थापकीय सञ्चारको सिद्धान्त (Principles of Manegerial Communication)
- अनौपचरीक सङ्गठनको रणनीतिक प्रयोगको सिद्धान्त (Principle of Strategic Use of Informal organization)
- प्रभावकारी उत्प्रेरणाको सिद्धान्त (Principle of Effective Motivation)
- प्रभावकारी नेतृत्वको सिद्धान्त (Principles of Effective Leadership)
- अनुगमन र पृष्ठपोषणको सिद्धान्त (Principles of Follow up & Feed Back)
निर्देशनका मूलभूत विशेषताहरू
- निर्देशन निरन्तर रूपमा चलिरहने प्रक्रिया हो ।
- यो एक व्यवस्थापकीय कार्य हो।
- निर्देशन कला कौशल तथा सिप पनि हो।
- निर्देशन माथिल्लो व्यक्ति वा निकायबाट निर्देशित हुन्छ ।
- निर्देश नेतृत्वले दिने गर्दछ ।
- यो पदासोपानिक प्रणालीमा आधारित हुने गर्दछ ।
- निर्देशन कानूनमा आधारित विषय हो ।
- माथिल्लो निकायले दिएको निर्देशन प्रायः बाध्यकारी हुन्छ ।
- यसले सही मार्ग समात्न मद्दत गर्दछ ।
निर्देशनका विधि तथा तरिका
- विशेषगरी निर्देशनका सीमित तरिका तथा विधि अवलम्बन गरिए तापनि यसका थुप्रै विधि तथा तरिका हुने गर्दछन् । मूलभूत रूपमा निम्नलिखित विधि बढी प्रयोगमा ल्याउने गरिन्छ ।
- लिखित विधि: लेखेर औपचारिक तवरले निर्देशन दिने विधि
- मौखिक विधि: मौखिक रूपमा नै निर्देशन दिने विधि
- सञ्चार विधि : विभिन्न तवरबाट सम्बन्धीत व्यक्ति वा निकायलाई सञ्चार गर्ने विधि
- सुपरीवेक्षण विधि : सुपरीवेक्षण गरेर गर्ने विधिहरूलाई सही मार्गदर्शन गर्ने विधि
- नेतृत्व विधि : आफूले नेतृत्व सम्हालेर अनुयायीहरूलाई सही मार्गदर्शन गर्ने विधि
- उत्प्रेरणा विधि : मातहका व्यक्तिलाई असल मार्गदर्शन दिएर उत्प्रेरित गर्ने विधि
- समन्वय विधि: फरक फरक व्यक्ति वा निकायलाई निर्देशनको माध्यमबाट समन्वय
-
छलफल विधि : विभिन्न किसिमका छलफल तथा अन्तरक्रियाद्वारा नै निर्देशन दिने विधि यस अन्तरगत पर्दछ।
-
दण्ड पुरस्कार विधि : निर्देशकले दण्ड तथा पुरस्कारको त्ययकि प्रयोग गरेर पनि सही निर्देशन दिने गर्दछ ।
असल निर्देशनमा हुनुपर्ने गुणहरू
- एकरूपता
- निष्पक्षता
- एक्यावध्द्ता
- समन्वय
- समयसापेक्ष
- ज्ञानमूलक
- असल सञ्चार
- प्रभावकारिता
- सहभागिता
- सान्दर्भिकता
- मानवीय व्यवहार
- कानूनमा आधारित
- असल विचार
- सही सुपरीवेक्षण
- गुणस्तरीता
- पारदर्शीता
- एकात्मकता
- निपूर्णता
- व्यवहारिता
- असल नेतृत्व
- उत्प्रेरित
निर्देशन सम्बन्धी New trends हुए
- निर्देशनलाई Positive रूपमा हेरिएको,
- प्रविधिले निर्देशन गर्ने गरेको,
- Email Internet तथा Computer बाट निर्देशन,
- Virtual सङ्गठनको निर्देशन गर्ने प्रविधि
- सहभागितामूलक निर्देशनलाई आत्मसात गरेको,
- निर्देशन कम र समन्वय बढी, Span of Control को दायरा फराकिलो भएको,
- बहु निकायद्वारा निर्देशनको कार्य गर्ने,
- प्रत्यक्ष भेट नभई निर्देशन गर्ने प्रणाली,
- निर्देशनको आधुनिक तरिकाको अवलम्बन
निर्देशनको उद्देश्य/महत्व/भूमिका
- अनुयायी तथा मातहतकालाई उचित दिशानिर्देश गर्नु
- कार्य सम्पादन गर्न गराउन मद्दत गर्नु,
- सम्पूर्ण क्रियाकलापलाई उद्देश्यसँग आवद्ध गर्नु,
- सङ्गठन तथा कार्यालयको लक्ष्य, उद्देश्य हासिल गर्नु,
- कर्मचारी तथा कामदारलाई उत्प्रेरित गर्न
- परिवर्तन व्यवस्थापन, समय व्यवस्थापन गर्नु,
- स्रोतसाधनको उचित प्रयोग र उपयोग गर्नु,
- सम्बन्ध सरोकारवाला निकायसँग सम्बन्ध कायम गर्न,
- गलत बाटोमा जानबाट रोक्न,
- विभिन्न किसिमका समस्या समाधान गर्न गराउन,
- प्रभावकारी सञ्चार प्रणाली अवलम्बन गर्न,
- तोकेको लक्ष्य तोकिएको समयमा हासिल गर्न,
- सङ्गठनको प्रतिष्ठा तथा उत्पादकत्व वृद्धि गर्न,
- द्वन्द्व व्यवस्थापन गर्न,
- संस्थागत सुशासन कायम गर्न मद्दत पुऱ्याउनु ।
निर्देशनका अन्तरनिहित तत्वहरु
- नेतृत्व (Leader)
- अनुयायी (subordinate followers)
- सञ्चार संवाद (Communication)
- सुपरीवेक्षण (Supervision)
- उत्प्रेरणा (initiation)
- स्रोत साधन (Equipment)
- जिम्मेवारी र जवाफदेहीता (Responsibility and accountability)
- सोच, लक्ष्य, उद्देश्य (Vision, mission, objective)
- काम र कार्य
- सङ्गठन (Organization)
- वातावरण
- Others
नेपालमा निर्देशनको अवस्था
- नेपालमा निर्देशनको वास्तविक अवस्थालाई केलाउँदा अत्यन्तै राम्रो पनि हैन र अत्यन्तै नराम्रो पनि होइन। नेपालमा यसका अर्थात् निर्देशनका सबल तथा दुर्बल पक्ष रहेका छन् जुन देहायबमोजिम छन् :
सबल पक्ष/राम्रा पक्ष
- निर्देशनका लागि विभिन्न किसिमका नीतिगत तथा कानूनी र विभिन्न निर्देशिका तर्जुमा गरिएको,
- निर्देशन दिने जिम्मेवार निकायको स्पष्ट व्यवस्था गरिएको,
- निर्देशन औपचारिक तथा अनौपचारिक र लिखित र अलिखित गर्ने गरेको, गर्नुपर्ने कानूनी आधार तय गरिएको,
- आदेशको अवज्ञालाई आचरणविहीन कार्यमा समावेश गरिएको,
- प्रत्येक व्यक्तिका लागि विशेषगरी एक सुपरीवेक्षक हुने व्यवस्था,
- पदसोपानिक तवरबाट निर्देशन दिने परिपाटी,
- निर्देशनको पालना भए नभएको अनुगमन मूल्याङ्कन गर्ने प्रक्रिया अवलम्बन गरेको ।
सबल पक्षहरू
- निर्देशनको पालना भए नभएको सम्बन्धमा हुनुपर्ने अनुगमन मूल्याङ्कनको अबस्था कमजोर रहेको,
- समयमा दिशा निर्देश तथा निर्देशन दिने नगरेको,
- निर्देशन दिने व्यक्तिको नैतिकता तथा क्षमता कमजोर रहेको,
- निर्देशनमा एकरूपता नभएको अर्थात् दोहोरोपन भएको,
- निर्देशनको अवज्ञा वा बेवास्था गर्ने गरेको,
- निर्देशनलाई अनिवार्य सर्त बनाउन नसकेको,
- निर्देशन झारो टार्ने विषयका रूपमा लिने गरेको,
- निर्देशन सम्बन्धी कानूनी झमेलाहरू रहेको,
- रहरले निर्देशन दिने,
- निर्देशन दिँदा ठूलो भइन्छ भन्ने गलत सोच भएको,
- निर्देशन दिने निकाय तथा व्यक्तिबिच समन्वयको अभाव,
- – निर्देशन सम्बन्धी निर्देशिका समय सापेक्ष परिवर्तन गरिएको,
- अझै पनि परम्परागत निर्देशन प्रणाली रहेको ।
निर्देशनमा भएका कमीकमजोरी हटाउने उपाय सुधारको बाटो अर्थात् सुधारका लागि सुझावहरू
- निर्देशन सम्बन्धी कार्य विधिमा समय सापेक्ष सुधार गर्ने,
- निर्देशन सम्बन्धी कानूनी पक्षमा सुधार गर्ने,
- निर्देशनको परिपालना भए नभएको अनुगमन मूल्याङ्कन गर्ने,
- दण्ड पुरस्कार प्रणालीलाई वस्तुनिष्ट बनाउने,
- निर्देशन दिने निकाय वा व्यक्तिविच समन्वय कायम गर्ने,
- निर्देशनका एकरूपता तथा पारर्शीता कायम गर्ने,
- निर्देशनका New Trend लाई आत्मसात गर्ने,
- निर्देशनलाई ज्ञान र सिपको हानिकारको रूपमा लिने,
- निर्देशनमा समय सापेक्ष रूपमा सुधार गर्दै लैजाने,
- निर्देशन दिने व्यक्तिको नैतिकता र इमान्दारिताको विकास गर्ने ।
नियन्त्रण (Control)
- निश्चित उद्देश्य प्राप्तिका लागि निर्धारित मापदण्ड र सम्पादित कार्यको लेखाजोखा गरी राम्रो कार्यलाई निरन्तरता दिने र प्रोत्साहन गर्ने एवं सुधारका क्षेत्रहरु पहिचान गरी corrective action बारे सल्लाह सुझाव निर्देशन र आदेश दिने कार्य नियन्त्रण हो ।
- नियन्त्रण तोकिएको समय र गुणस्तर अनुरुप नै निर्धारित लक्ष्य प्राप्तीका लागि क्रियाकलापहरुको मापदण्ड निर्धारण गर्ने, सम्पादित कायमको मापन गर्ने, प्राप्त उपलब्धीलाई अपेक्षित उपलब्धीसंग तुलना गरी अन्तर पहिचान गर्ने र सुधारात्मक कदम चाल्ने व्यवस्थापकीय कार्य हो।
- यो योजना मुताबिकनै संगठनका मानवीय तथा अन्य स्रोतसाधनहरुको सबैभन्दा बढी प्रभावकारी एवं कुशल तवरले उपयोग भई तोकिएको गुणस्तर र समायमा संगठनको लक्ष्य प्राप्तिको दिशामा काम भइरहेको छ भन्ने कुराको सुनिश्चित गर्न क्रियाकलापहरुको अनुगमन गर्ने र कुनै विचलन/समस्याहरु पाइएमा सुधार गर्ने प्रक्रिया हो।
- नियन्त्रण कर्मचारीहरु माथि अंकुश लगाउने वा उनीहरुको काममा व्यवधान सिर्जना गर्ने नभई उनीहरुको कार्यसम्पादनलाई सरल, सहज एवं गुणस्तरीय बनाई संगठनको लक्ष्य प्राप्तीको सुनिश्चितता गर्ने व्यवस्थापकीय औजार हो ।
- व्यवस्थापन/नेतृत्वको अत्यन्त महत्वपूर्ण कार्य,
- तोकिएको मापदण्डअनुरुप वास्तविक कार्यसम्पादन तथा सोको विचलन पत्ता लगाउने प्रक्रिया,
- Checking, testing, regulating, verifying or adjusting जस्ता कार्यलाई बुझिने,
- सुधारात्मक कार्य तथा सुधारको कड़ी।
नियन्त्रणका विशेषता
- नियन्त्रण एक निरन्तर चलिरहने व्यवस्थापकीय कार्य हो।
- नियन्त्रण उद्देश्य प्राप्तिका लागि गरिन्छ र यो सुधारसँग सम्बन्धित छ ।
- नियन्त्रणको सम्बन्ध योजनासँग छ। यी दुईलाई अलग्याएर हेर्न सकिदैन ।
- यो अग्रदृष्टि राख्ने गन्तव्यमुखी प्रक्रिया (Forward looking end process) हो ।
- व्यवस्थापनका हरेका तहमा नियन्त्रणको आवश्यकता हुन्छ, उच्च व्यवस्थापकले उद्देश्यको र तल्लो तहका व्यवस्थापकले प्रक्रियाको तहमा नियन्त्रण गर्छन् ।
- यसले वास्तविक कार्यसम्पादनलाई अपेक्षित कार्यसम्पादनसँग तुलना गर्छ र कार्यसम्पादन प्रक्रियामा रहेका कम्जोरीहरु पहिचान गर्छ।
- यसले लागतमा कटौती, समयको बचत र गुणस्तरको प्रबर्द्धन गर्दै संगठनको लक्ष्य प्राप्तीमा सुनिश्चितता गर्छ ।